不少工作出現問題都是源於溝通不足或信息欠明確所致。人們常犯的毛病是認為談話前不需太多準備，卻往往忽略
溝通的真正目的，特別是在安排工作及會議時並沒有強調重點或要求，而接收的一方卻以一般態度來對待，這些都是常見的溝通謬誤。
溝通的謬誤
實際而言，溝通是工作中最具意義的事，也是人與人的應有接觸。可是現今各種溝通工具取代了人與人的面談機會，包括透過電郵、MSN、微信、臉書、WhatsApp等互傳信息，但我們對當中的信息是否清楚？同樣地，在工作中員工對相關信息又是否能清楚接收其中的要求？人們常犯的毛病是傳達信息後沒有立刻跟進提問，便假設對方明白自己的要求，實情是對方可能沒有細看，又或是不願發問寧可自己猜度，更甚者是根本沒有正視信息內容。
事實上，不論普通談話或工作會議，有些人往往只述抽象內容和理論，與之對話實在使人疲累。而組織內確實有這類人，引致同事間有不同的反應和處理方式，這些機構內的組織行為，正正反映著各人的行事風格，有人空槍上陣，有人則準備十足。不管如何，談話前做好應有的準備，才能確保達到溝通之目的。
明確話題要求是成功溝通因素
首先須清楚談話的對象是誰，是上司或下屬、同事或外間合作伙伴，不同人的背景及接收能力也有差異，而教育程度高低、經驗多少或其身分都直接影響溝通的效果。因此談話前須為簡明易懂及讓對方留下印象的信息做好準備：
1.認識溝通對象和挑選進行溝通的方式；
2.整理談話資料，特別是要達成溝通之工作目的；
3.除非必須，否則避免出現艱深的談話內容，如專門術語或解說複雜的程序；
4.談話內容要合乎邏輯，以免出現信息前後矛盾；
5.強調重點和信息明確化，例如以數據來表示情況的好壞及其重要性；
6.為加強談話內容，可以準備照片或相關樣辦作例子說明；
7.使用淺白的溝通用語，當然也看談話對象而定；
8.注意對象的利益不可忽視；
9.總結談話內容，主要讓對方明白是次溝通之真正目的，並明確辦事的要求，同時申明個人或團體的立場。
撰文：連龍章
現為IBDS企業發展管理學院執行總監及ERB再培訓局行業委任顧問，從事中小企諮詢工作多年，對職場工作有頗多感受。著作有《中小企困局與出路》 及《珠三角管理實案》等。
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