以下文章由 翟氏律师行提供
個人資料私隱專員（以下簡稱「專員」）於2013年1月15日公佈關於直接促銷的新指引，旨在就遵守《個人資料（私隱）條例》（以下簡稱「條例」）新的第VIA部下新制度（暫定於2013年4月1日開始實行），向資料使用者提供實用貼示和指引。條例第VIA部生效後，新指引將取代專員於2012年11月發出的「收集及使用個人資料作直接促銷指引」。
新指引涉及以下問題：
1. 「直接促銷」定義；
2. 「同意」定義；
3. 回應途徑；
4. 為得益而轉移個人資料；以及
5. 不追溯的例外情況。
「直接促銷」定義
條例將「直接促銷」定義為：
(a) 要約提供貨品、設施或服務，或為該等貨品、設施或服務可予提供而進行廣告宣傳；
(b) 索求用於慈善、文化、娛樂、政治或其他目的的捐贈或貢獻；
(c) 藉郵遞、傳真、電子郵件或其他傳訊方法送交予特定人士（指名致予該特定人士）的資訊或貨品；或
(d) 以特定人士為對象的電話通話。
一般而言，藉任何傳訊方式指名致予某一特定人士的任何促銷傳訊都屬「直接促銷」，因此受條例新的第VIA部條文規限。
若直接促銷專門致予法團擁有人或員工，而有關個人資料乃在個人行使職權期間收集，且促銷產品或服務乃供法團使用，專員可以不強制執行條例第VIA部條文。
「同意」定義
條例強調，資料使用者在使用個人資料開展任何直接促銷活動前，必須獲得資料當事人的有效同意。廣義而言，「同意」是指「表示不反對有關使用或提供」。
資料使用者必須獲得資料當事人的明示，表示他∕她不反對使用或向他人提供其個人資料作直接促銷。「沉默」或「後來拒絕」不再構成同意，且資料使用者應提供「同意」或「拒絕」的表達方式，以在獲提供個人資料時主動獲取資料當事人的同意。有效書面同意的示例如下：
1. 勾選「我不反對在申請表中使用我的個人資料進行[XXX]直接促銷」方框，即表示同意。
2. 不選擇勾選框即表示拒絕，表明反對接收直接促銷資料，但須簽署一份協議並交還予資料使用者，表明已閱讀且理解資料使用者有關收集、使用及提供個人資料的通知。
用作直接促銷的個人資料應以公平合法的方式收集，確保自願提供個人資料，應避免捆綁同意。這意味著，資料使用者應設計一個產品或服務申請表，供客戶同意服務條文，且與客戶同意將其個人資料用作直接促銷的同意分開。
在收集資料當事人的個人資料時或之前，資料使用者必須告知資料當事人個人資料的用途及資料的提供屬自願還是強制性。資料使用者不應收集過多的個人資料，而應僅收集對進行其活動屬必要及足夠的資訊。
在獲得資料當事人的直接促銷同意時，資料使用者亦須告知他們以下幾點：
(a) 指明類別促銷標的 — 對直接促銷中的貨品或將要開展的服務的描述應具體，並以合理的確定程度述明貨品、設施或服務的顯著特徵。
(b) 人士的類別 — 資料當事人是就屬何類別的人士給予資料使用者同意，以將個人資料用於直接促銷活動。
(c) 個人資料的種類 — 資料當事人同意資料使用者用作直接促銷活動的個人資料的特定種類。
回應途徑
資料使用者必須始終免費向資料當事人提供一種傳訊方式，表達他∕她同意使用其個人資料，並告知資料當事人，無論其之前同意與否，都可隨時要求資料使用者停止在直接促銷中使用其個人資料。
回應途徑的示例如下：
l 電話熱線；
l 傳真號碼；
l 指定的電子郵件賬戶；
l 允許資料當事人訂閱或取消訂閱的在線工具；
l 收取資料當事人書面回應的特定地址；
l 透過上述或其他方式處理資料當事人要求的指定人士。
對於表明不希望在直接促銷中披露自己個人資料的客戶，資料使用者必須保留一份稱之為拒絕名單的客戶名單。該名單應定期予以更新，且資料使用者應制定僱員須予遵守的常設程序，以便遵從資料當事人的拒絕要求。
為得益而轉移個人資料
資料使用者在尋求資料當事人的同意，將資料當事人的個人資料提供予另一方用於直接促銷目的時，必須獲得書面同意。若資料使用者獲得資料當事人的書面同意，向第三方提供資料當事人的個人資料，該第三方被稱為代理人或促銷人員。
對資料當事人進行直接促銷的代理人或促銷人員必須遵從客戶的拒絕要求，並且不得使用資料當事人的個人資料向客戶作任何其他直接促銷。禁止代理人或促銷人員將資料當事人的個人資料用於未獲准許的活動。
另外，若將個人資料從資料使用者轉移至另一人士用於直接促銷的目的，以及為得益而轉移該等個人資料，必須以書面形式將此等目的明確告知資料當事人，資料當事人提供書面同意後，方可轉移相關資料。「為得益」指的是提供個人資料以獲取金錢或其他財產。
為得益的示例包括（i）與受讓人分享並暫時轉移個人資料以獲取費用或佣金；以及（ii）向另一個業務實體轉移個人資料以開拓商業機會或尋求業務合作。
資料使用者向其母公司及其附屬公司、聯屬公司或關聯公司轉移個人資料時，應獲取單獨的書面同意（不論得益與否）。於每種情況下，資料使用者均須向資料當事人告知其欲將客戶個人資料提供予其母公司或關聯公司的意向，以及直接促銷擬使用的具體促銷類別。當資料使用者為直接促銷而擬向任何其他人士或實體提供個人資料時，須獲取資料當事人的書面同意。
資料使用者應遵循本條例新第IV部載列之通知及同意規定，方能將從公眾登記冊子獲取之個人資料用於直接促銷，即使公眾登記冊子經辦人明確禁止亦然。
罪行
未能遵照經修訂的條例條文將招致最高500,000港元罰款及最高三年監禁。資料使用者未能遵照與「為得益」情形有關之條文，將招致最重1,000,000港元罰款及最高五年監禁。
不追溯的例外情況
原則上，此新監管制度的生效並不具備追溯效力。 其並不適用於新條文生效前資料使用者擁有使用控制權的個人資料，惟：
1. 資料使用者已明確告知資料當事人，前者意圖使用或使用資料當事人的個人資料用於涉及促銷標的類別的直接促銷；
2. 資料使用者已如此使用了任何相關資料；
3. 資料當事人從未要求資料使用者停止使用任何相關資料；以及
4. 資料使用者的相關使用未曾違反於使用時生效的本條例之任何條文。
惟此不追溯安排尚有例外，因其並不適用於涉及不同促銷標的類別而使用資料當事人的個人資料，亦不適用於為用於直接促銷而向其他人士提供個人資料。不追溯安排僅適用於資料使用者為自身直接促銷而使用個人資料，包括資料使用者代理人為促銷資料使用者的產品及服務而使用資料。
在公司成立銷售系統的同時需要考慮不同的法律問題。
