Category: 科技應用

Google+深具內部提升效能的能力，看看可如何運用它： 溝通 只要對不同部門、上司以及所有員工創造不同的Google Circle，不論是要公開交流、私人傳訊、還是影音共享等都達到不同形式的溝通。Google Chat整合的Google+ 是企業內部溝通的第一步。未來Google 還有企業的專用Page，可算是整合或交流企業資訊的重要工具。 Hangouts則可用作影音會議，對於辦公室於不同樓層可說是十分實用，目前因為用戶能藉此同時觀看YouTube影片，所以員工也上傳到YouTube簡報，作快速的會議。除此之外，如果Hangouts 可共享檔案或共讀文件的情況，對開會文化深遠的公司有莫大益處。就算共坐一室的會議，都非常適合使用Hangouts。 備份 同樣情況不能發生在Facebook 的最大原因是備份。員工用Google+ 分享了內容、連結、圖片等的資訊，Google+ 比起 Facebook 優勝的地方是 Google Takeout。Facebook 不可匯出資料，而Google+卻可以，而且非常易用。這明顯是作為員工為公司負責，而 Facebook 短期內是不會改變此政策，所以對員工可說是一個集中溝通的好工具。 網上圖片

多人在線討論 多人同時編輯優勢非常明顯，當以前一件文件經三個人處理，要一個傳一個，每人要預時間接手、準時提交等，嚴重影響整個生產過程。雖然無可能壓宿成三分一時間，但一定可以減少很多交收等待的時間。 往往在工作上的分配是多元，要與不同部門的人合作。所以要同時工作和不斷的相討來往。而GoogleDocs左邊有即時的交談欄，不同登入者有不同顏色顯示，方便工作中的同事互相交流，不會混亂。令工作過程有更好支持。而經理級人士亦可不參與文件工作而在交談欄指導同事。合併了交談欄，亦不用開其他通訊工具去輔助。 Google Cloud Connect for Microsoft Office 如果公司未全面使用GoogleDocs，而同事想使用更多GoogleDocs，可以下載Google Cloud Connect for Microsoft Office。Google Cloud Connect for Microsoft Office 結合多人協作編輯的功能與使用者所熟悉的 Microsoft Office 使用經驗。您可以和同事共用、備份並同時編輯 Microsoft Word、PowrPoint 和 Excel文件。Cloud Connect 的好處 (英文) Mazda Raceway Laguna Seca 更多功能更新中 以Microsoft Office的發展年期，GoogleDocs明顯不是以完全取代的方向走，GoogleDocs的功能簡化，集中於完成工作而不是整靚、整款的方向。而現在智能手機盛行，GoogleDocs 亦已經有Mobile Website及Android App支援。相對Microsoft Office是不能以任何方式去完成。而GoogleDocs亦針對自己的弱點不斷強化，雲打印已經開始普及、離線緩存亦已經推出。勢如破竹。 相信GoogleDocs 一直推動的新文檔方式，可以改變我們一直低生產力的工作方式，提升整體效能。 GoogleDocs 整合團隊工作 生產力更大 （一）

香港中小企資源服務網編輯組 辦公室內大部份人用Word處理文檔，團隊內傳送檔案頻繁，傳給兩個人過目，回傳了兩個檔案需合併、重複備份成為存檔的問題等，文件問題嚴重影響中小企或創業者的生產力。網上已有文章比較GoogleDocs vs. Microsoft office，優良常劣各有千秋，在此只論如何善用GoogleDocs 整合團隊工序，提升中小企或創業者的速度、多重備份、多人同時修改、多人在線討論、手機tablet 多機同人檔案等功能、離線使用等。 多重備份 多重備份是GoogleDocs在雲端上為你每次修改作記錄，當你有需要的時候，可在「查看修定版本記錄」右邊的時間欄查看。GoogleDocs會以綠色顯示，一目了然。比起每次修改都要做記錄，方便程度大增，更不需「一行一行搵」修改過的部份。 試想一下，如果你的Word自動幫你儲存，容量愈來愈大，就算不用傳送，自己開啟也有問題，所以辦公室內的Backup一直是以防萬一「抄多一份」。如果你還是不信「修定版本記錄」，你可以另存新檔於GoogleDocs內。而工序上必須備份於電腦的，可下載檔案儲存。更方便是傳送到自己電郵信箱備份，按鈕即送，無需下載再拉入郵件寄出。 多人同時修改 多人同時修改功能是團隊整合上有最明顯的幫助，當擁有者共用檔案給同事時，此一文件就會與同事共享一個檔案，對方可以是「可修改」的同事，也可以是「唯讀者」或擁有者可將「擁有權」更改給其他人。更改「擁有人」方便不重複檔案，或將團隊性的文件於多人修改時交給另一人負責。「唯讀者」可能是新同事或上司等不直接參與工作，卻需要了解的同事。而「可修改」可針對項目性工作，是團隊工作最常遇到。