在競爭激烈的市場中，每家公司都想盡辦法提供最好的服務，並以最有競爭力的價錢把產品及服務推出市場。好的採購管理，令公司成本降低，直接令企業競爭力上升。
採購流程中常見的文件單據包括採購單，收貨單及供應商發票。這些文件一般由供應商提供，而無需由公司內部製作。但如果不好好把這些單據紀錄好，對採購單價，數量，折扣，扣款等等記錄沒有明確的核查方法，必然會令公司蒙受損失。
採購單 (Purchase Order)
採購單是公司向供應商發出的訂單，明確列明採購的貨品，數量，單價及如送貨日期等要求。採購單是會計及收貨準則的跟據，一張清晰的採購單可以免去很多不必要的爭議。採購單在採購階段中，未有任何的實質交易及貨品易手，所以在一般會計系統軟件中，採購單並不會有任何帳目上的影響。但要注意，一般會計系統及軟件會以採購單的資料為基本，去計算收貨單中貨品的存貨成本。而應付款亦會以採購單的資料為基礎，所以採購單必須要準確，否則整個採購流程亦會出錯。
收貨單 (Goods Received Note)
當貨品已入庫並經查證沒有問題，代表貨品已易手，必須為其入帳以反映實際資產。在未有供應商發票前，我們不能入帳於應付款帳之中，因為沒有最終的供應商發票，銀碼未能作實。所以一般會計系統軟件會先把交易放在一個應計帳目未收發票 (Invoice to Receive) 中 ，而庫存 (Inventory) 亦因收貨而上升。假設收到價值 $100 的貨品入庫，在永續法中，入帳方式如下：
供應商發票 (Supplier Invoice)
當供應商的發票已收妥，並核對正確，就可以把供應商發票記錄入帳。因為之前已把交易紀錄記在未收發票 (Invoice to Receive) 中，現在必須要對沖未收發票 (Invoice to Receive)中的金額，並入帳至應付款帳 (Account Payables) 。一般會計系統軟件入帳方式如下：
採購流程中，我們的資產因庫存增加而上升，同時我們的負債因應收款上升而加大。因為貨品並未賣出，整體公司並沒有增值。但貨品會有損耗及廢品，而庫存本身亦不會帶來利息及資產增值，管理者宜多留意公司的庫存是否太多，並檢查是否有不增值的庫存積壓令公司資源流動減慢。
付款 (Payment)
當供應商發票到期，需要作出付款時，一般的會計系統軟件都可以自動更新記錄未付款的發票及尚欠金額，減少了對帳及多付的出錯可能性。付款的過程中，帳目上銀行(Bank) 的資產下降，而應付款帳 (Account Payables) 減少，入帳方式如下：
採購流程完結，公司的現金資產轉換成為庫存貨品。當貨品通過公司的增值活動賣到客戶手中，公司亦同時增值並產生利潤。
採購流程中貨品成本的計算方法，是會計入帳中較為繁複的一環。計算方法有永續方式及分期方式，而成本計算有平均法，先進先出法等等。但市面上的會計系統軟件已可以自動計算貨品的成本，所以對於沒有會計背景的管理者，只要使用得宜，對公司的盈利都可以得到掌握，而無需花費大量時間核算。
Newland Mak
多年中小企管理及顧問經驗，曾協助近百中小企電腦化以提昇中小企生產力。曾獲邀到生產力促進局，香港廠商會，恆生銀行，ICT EXPO等工商機構及會議等分享中小企科技應用心得。現為 s50 Software Ltd–Sage 50 HK & Greater China Edition 首席顧問。
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