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GoogleDocs 整合團隊工作 生產力更大 (一)

Posted on 2011-06-272019-10-06 By Admin

香港中小企資源服務網編輯組

辦公室內大部份人用Word處理文檔,團隊內傳送檔案頻繁,傳給兩個人過目,回傳了兩個檔案需合併、重複備份成為存檔的問題等,文件問題嚴重影響中小企或創業者的生產力。網上已有文章比較GoogleDocs vs. Microsoft office,優良常劣各有千秋,在此只論如何善用GoogleDocs 整合團隊工序,提升中小企或創業者的速度、多重備份、多人同時修改、多人在線討論、手機tablet 多機同人檔案等功能、離線使用等。

多重備份

多重備份是GoogleDocs在雲端上為你每次修改作記錄,當你有需要的時候,可在「查看修定版本記錄」右邊的時間欄查看。GoogleDocs會以綠色顯示,一目了然。比起每次修改都要做記錄,方便程度大增,更不需「一行一行搵」修改過的部份。
試想一下,如果你的Word自動幫你儲存,容量愈來愈大,就算不用傳送,自己開啟也有問題,所以辦公室內的Backup一直是以防萬一「抄多一份」。如果你還是不信「修定版本記錄」,你可以另存新檔於GoogleDocs內。而工序上必須備份於電腦的,可下載檔案儲存。更方便是傳送到自己電郵信箱備份,按鈕即送,無需下載再拉入郵件寄出。

多人同時修改

多人同時修改功能是團隊整合上有最明顯的幫助,當擁有者共用檔案給同事時,此一文件就會與同事共享一個檔案,對方可以是「可修改」的同事,也可以是「唯讀者」或擁有者可將「擁有權」更改給其他人。更改「擁有人」方便不重複檔案,或將團隊性的文件於多人修改時交給另一人負責。「唯讀者」可能是新同事或上司等不直接參與工作,卻需要了解的同事。而「可修改」可針對項目性工作,是團隊工作最常遇到。

生意營運, 科技應用 Tags:Google, 低成本, 效率

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